Il momento di onboarding è il primo vero incontro tra la cultura aziendale e chi la vivrà quotidianamente. E come ogni primo incontro, può creare connessione o distanza, fiducia o spaesamento. Un processo di onboarding ben strutturato non incide solo sulla soddisfazione iniziale del nuovo assunto, ma influenza concretamente retention, produttività e coinvolgimento nel lungo periodo.
Secondo l’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, solo il 48% delle aziende italiane ha un programma strutturato di onboarding. Eppure, le organizzazioni che curano con attenzione i primi tre mesi di inserimento riducono il rischio di abbandono del nuovo dipendente del 69%. Non si tratta di aggiungere burocrazia, ma di costruire una strategia concreta che metta al centro le persone.
1. Inizia prima del primo Giorno
L’esperienza del nuovo dipendente inizia non quando varca la porta dell’ufficio, ma nel momento in cui firma la lettera di assunzione. Una mail di benvenuto, un’agenda per i primi giorni, un video del team o l’invio di materiale aziendale possono creare aspettativa positiva e ridurre l’ansia da ingresso.
2. Costruisci un percorso a tappe
Un onboarding efficace dura almeno 90 giorni. Suddividi il percorso in fasi: familiarizzazione con strumenti e processi, incontri con team e stakeholder, feedback strutturati e momenti di confronto. Ogni fase deve avere obiettivi chiari, così che la persona si senta orientata e accompagnata.
3. Coinvolgi i manager e i team
Il ruolo dei responsabili in questo processo è cruciale. È lui o lei a dover accogliere, motivare, rispondere ai dubbi e osservare i progressi. Non è l’unico però ad avere un ruolo importante: anche il team è fondamentale. Il supporto informale e quotidiano ha un impatto significativo sul senso di appartenenza. Prevedi l’affiancamento di un buddy o mentor interno nei primi 30 giorni.
4. Inserisci l’onboarding in una cultura più ampia
Un buon onboarding trasmette valori, stile, clima organizzativo. Non basta spiegare procedure: servono occasioni per comprendere e toccare con mano la cultura aziendale. Chi arriva deve sentire di poter trovare spazio, ascolto e dare valore con il proprio contributo.
5. Monitora, ascolta, migliora
Raccogli feedback attraverso un template o un documento preimpostato: dopo una settimana, un mese, tre mesi. Chiedi al diretto interessato cosa ha funzionato e cosa migliorerebbe. Un onboarding efficace non è statico: evolve con l’azienda e con il team.
6. Digitalizza i processi ma tieni al centro le persone (H2)
Molte aziende hanno introdotto portali di onboarding, welcome kit digitali, form interattivi e percorsi formativi online. Sono strumenti utili, soprattutto se il lavoro è ibrido. Ma non devono sostituire il contatto umano. Affianca a ogni strumento digitale un momento di confronto reale con i colleghi.
7. Il vero obiettivo: far sentire parte
Alla base, c’è un principio semplice: ogni persona vuole sentirsi parte di qualcosa di più grande. L’onboarding è lo strumento con cui un’organizzazione può dichiarare: “Ti abbiamo scelto, ora vogliamo costruire insieme”. Ed è da lì che inizia davvero la motivazione.
